Overføre data fra Access til Outlook - Hummer og kanari

For å bruke programmet nedenfor, må du først få informasjonen over i Access databasen. Kopier postene fra Word til Excel hvor du lager kolonneoverskriftene Fornavn, Etternavn, Fødselsdato og Epost. Deretter kan du importere postene til Access: Fil → Hent eksterne data → Importer... og følge veiviseren. Pass på å huke av for første rad inneholder kolonne overskrifter, og at du vil lagre dataene i en eksisterende tabell: Venner.

Overføre data fra Access til Outlook tilOutlookSkjema

I Microsoft Access fila tilOutlook.mdb er det laget et program som overfører data fra felt i en Access tabell til egenskaper i et Outlook objekt:

Når vi oppretter et kontakt objekt med fødselsdag, legger Outlook automatisk inn fødselsdag som årlig hendelse (Avtale objekt). Programmet endrer to av egenskapene til til disse årlige hendelsene slik at plasseringen blir satt til Venner og påmindelse satt til 1 dag.

Gå til Kontakter mappen i Outlook og sjekk at kontaktene er lagt inn. Etterpå kan du gå til Kalender mappen og sjekke at hendelsene er lagt inn:

Hvis du får feilmeldingen av typen til venstre, har du sannsynligvis ikke startet Outlook

Hvis du klipper og limer programmet nedenfor i stedet for å bruke tilOutlook.mdb kan du få feilmeldingen av typen til venstre. Da må du velge Tools References fra menylinja i Visual Basic å huke av for valgene som vist i dialogboksen nedenfor (Fjern Microsoft DAO 3.6 Object Library).

Option Compare Database
Option Explicit
Global myNameSpace As NameSpace
Global dbs As Object
Global rstVenner As Object

Public Sub overførDataTilOutLook()
On Error GoTo StartError

Dim myOlApp As Object
Dim myNameSpace As NameSpace
Dim myFolder As Object
Dim OutlookContact As Object

Dim dbs As Object
Dim rstVenner As Object

Dim myAppts As Items
Dim myAppt As AppointmentItem
Dim strSubject As String

'Opprett et Microsoft Outlook objekt.
Set myOlApp = CreateObject("Outlook.Application")
Set myNameSpace = myOlApp.GetNamespace("MAPI")
Set dbs = CurrentDb

'Dette er tabellen i Access
Set rstVenner = dbs.OpenRecordset("Venner")

'Legg inn nye kontakter
'som også automatisk legger inn fødselsdag som årlig hendelse
Do While Not rstVenner.EOF

    'Opprett og åpne en ny kontakt for input
    Set OutlookContact = myOlApp.CreateItem(olContactItem)

    With OutlookContact
      .FirstName = rstVenner!Fornavn
      .LastName = rstVenner!Etternavn
      .Birthday = rstVenner!Fødselsdato
      .Email1Address = rstVenner!Epost
      .Save
    End With

    rstVenner.MoveNext
Loop

'I hendelser:
'Endre påminnelse til 1 dag (60 * 24 = 1440 min)
'Og legge inn Plassering (Location)
Set myAppts = myNameSpace.Folders("Personlige Mapper").Folders("Kalender").Items
Set myAppt = myAppts.GetFirst

'Scan gjennom påminnelser for å finne den riktige
Do While TypeName(myAppt) <> "Nothing"
    rstVenner.MoveFirst

    Do While Not rstVenner.EOF
      strSubject = rstVenner!Fornavn + " " + rstVenner!Etternavn + "s Fødselsdag"

      If strSubject = myAppt.Subject Then
        myAppt.ReminderMinutesBeforeStart = 1440
        myAppt.Location = "Venner"
        myAppt.Save
        Exit Do
      End If

      rstVenner.MoveNext
    Loop

    Set myAppt = myAppts.GetNext
Loop

MsgBox rstVenner.RecordCount & " poster fra tabellen Venner er overført til " _
    & rstVenner.RecordCount & " nye kontakter i Outlook", _
    vbInformation, "Operasjonen var vellykket"

rstVenner.Close

'Quit Microsoft Outlook.
Set myOlApp = Nothing
Exit Sub

StartError:
MsgBox "Error: " & Err & " " & Error
Exit Sub

End Sub

ACCESS		OUTLOOK
Tabell Venner		Kontakt objekter
Egendefinerte felt		Forhåndsdefinerte egenskaper
Fornavn	→	FirstName
Etternavn	→	LastName
Fødselsdato	→	Birthday
Epost	→	Email1Address